Przy omawianiu warunków współpracy w ramach wsparcia w rekrutacji, jednym z elementów wymagających doprecyzowania jest gwarancja. Co zatem kryje się pod tym pojęciem, na czym polega realizacja gwarancji i jakie niesie ona ryzyka dla firmy rekrutacyjnej, jak i Klienta?

Na wstępie należy zaznaczyć, że w różnych firmach rekrutacyjnych mogą obowiązywać różne zasady dotyczące gwarancji. Informacje opisane poniżej są oparte na naszym codziennym doświadczeniu we współpracy z Klientami HSS Work.

Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące gwarancji znajdziecie w poniższym artykule.

1. W jakiej sytuacji uruchamiamy gwarancję?

W HSS Work, przypadku rekrutacji stałych, kiedy stroną zatrudniającą pracownika jest Klient, gwarancja zostaje uruchomiona w momencie, w którym Klient podejmie decyzję o zwolnieniu pracownika zarekomendowanego przez firmę rekrutacyjną lub pracownik sam się zwolni. Co ważne, Klient powinien poinformować firmę mailowo o zaistniałej sytuacji i chęci skorzystania z gwarancji w trakcie trwania jej okresu określonego w umowie.

Część firm rekrutacyjnych podchodzi do kwestii gwarancji inaczej – podstawą do jej uruchomienia jest tylko sytuacja, w której to pracownik odejdzie z pracy. Gwarancja nie obejmuje natomiast zwolnienia dokonanego przez pracodawcę, ponieważ podjął on decyzję o zatrudnieniu danej osoby, więc potwierdził, że jest to Kandydat zgodny z profilem, którego przedstawienie jest istotą działań firmy rekrutacyjnej.

W przypadku pracy tymczasowej sytuacja również wygląda nieco inaczej. Gwarancja zakłada, że Klient zatrudnił pracownika, opłacił fakturę, a ponieważ pracownik się nie sprawdził, uruchamiamy działania bez dodatkowych kosztów po stronie Klienta. Taka sytuacja nie występuje w przypadku pracy tymczasowej, w której rozliczamy się za każdą przepracowaną przez pracownika godzinę. Jeśli pracownik nie pojawi się w pracy/zostanie zwolniony, agencja nie otrzymuje wynagrodzenia. Nie mówimy tu zatem o gwarancji, a raczej o uzupełnieniu liczby pracowników tymczasowych do poziomu zgłoszonego przez Klienta w zamówieniu.

2. Jak długo obowiązuje gwarancja?

Okres gwarancji określany jest każdorazowo w umowie zawieranej z firmą rekrutacyjną. Może być różny w zależności od poziomu stanowiska. Zwykle kształtuje się to następująco:

• w przypadku pracowników fizycznych – od 2 tygodni do 2 miesięcy;
• w przypadku stanowisk specjalistycznych – między 2 – 3 miesiące;
• w przypadku stanowisk managerskich – od 3 do nawet 6 miesięcy.

Zróżnicowanie w tym obszarze jest bezpośrednio związane z czasem potrzebnym do zweryfikowania, czy dana osoba rzeczywiście sprawdzi się na określonym stanowisku. Wielokrotnie okres gwarancji jest tożsamy z okresem próbnym.

W przypadku stanowisk niższego szczebla, pracownik jest w stanie stosunkowo szybko opanować podstawowe czynności i zdecydować, czy poradzi sobie z codziennymi obowiązkami.

Z kolei, gdy zatrudniamy Dyrektora sprzedaży w firmie, w której średni czas procesu sprzedaży to 6 miesięcy, trudno po miesiącu jednoznacznie stwierdzić, czy był to właściwy wybór i czy pracownik spełni oczekiwania Klienta pod kątem rozwoju sprzedaży – stąd dłuższa gwarancja.

3. Im dłuższa gwarancja, tym wyższa stawka?

Warto zauważyć, że im dłuższa gwarancja, tym większe ryzyko dla firmy rekrutacyjnej. Jeśli okres gwarancji jest krótki i potrzeba zastąpienia pracownika pojawia się po 2-3 tygodniach od zatrudnienia, istnieje możliwość, że będziemy mogli wrócić do Kandydatów zaangażowanych do procesu, a dopiero w drugiej kolejności uruchamiać pełen proces rekrutacji. Jeśli jednak rozpoczynamy gwarancję po 2-3 miesiącach, należy ją potraktować jako nowy proces rekrutacji. Żywotność CV Kandydatów, czyli czas w którym są oni zainteresowani konkretną ofertą pracy, jest krótszy niż miesiąc, więc w ramach gwarancji firma rekrutacyjna musi zwykle pozyskać zupełnie nowych Kandydatów.

W związku z tym rzeczywiście, przy wydłużeniu okresu gwarancji powyżej 3 miesięcy zwykle stawka wynagrodzenia firmy rekrutacyjnej, także rośnie.

4. Uruchamiamy gwarancję – co to znaczy?

W ramach gwarancji rekruterzy ponownie prowadzą działania rekrutacyjne, w celu wyselekcjonowania i zarekomendowania tak zwanych Kandydatów zastępczych. Podejmowane są zatem te same działania, co w przypadku pierwotnie prowadzonego projektu – od opublikowania ogłoszeń, wykonania sourcingu w mediach społecznościowych, przez weryfikację CV i wstępne rozmowy z Kandydatami po rekomendacje osób zgodnych z profilem. Standardowo jest to maksymalnie 3 Kandydatów zastępczych.

5. Ile osób Klient może zatrudnić w ramach gwarancji?

Gwarancja zakłada zatrudnienie 1 Kandydata zastępczego, zatem jeśli Klient zdecyduje się zatrudnić więcej niż 1 osobę, za każdą kolejną zostaje wystawiona faktura zgodnie z zapisami umowy.

6. Klient chce zwolnić pracownika, ale nie informuje go o tym – czy to podstawa do uruchomienia gwarancji?

Pytanie nieoczywiste.

Załóżmy, że Klient nie jest zadowolony w pracy pracownika. Planuje go zwolnić, ale nie chce go o tym informować. Woli najpierw uruchomić proces gwarancji i ponownie poszukać kogoś na to stanowisko, a dopiero po fakcie wręczyć pracownikowi wypowiedzenie.

Opisana sytuacja wydaje się logiczna z punktu widzenia Klienta – zabezpiecza go na wypadek sytuacji, w której w ramach gwarancji nie zdecyduje się na zatrudnienie żadnego Kandydata.

Przejdźmy jednak dalej – Klient informuje nas, że nie jest zadowolony z pracownika i chce go zwolnić, więc uruchamiamy gwarancję. Bezkosztowo prowadzimy pełen proces i przesyłamy rekomendacje do Klienta. Po kilku dniach otrzymujemy informację, że temat jest nieaktualny – udało się porozumieć a pracownikiem, wprowadzono plan naprawczy, do zwolnienia nie dochodzi. Mamy podziękować nowym Kandydatom. Jako firma ponieśliśmy koszty w zasadzie bez realnej potrzeby rekrutacyjnej.

W związku ze wskazanym ryzykiem, dopóki nie otrzymamy informacji o przekazaniu Kandydatowi informacji o zwolnieniu, nie rozpoczynamy działań.

7. Kiedy gwarancję można uznać za zrealizowaną?

Najprostszą sytuacją jest oczywiście ta, w której spośród Kandydatów zastępczych Klient wyłania osobę, którą zatrudnia. Jest to przypadek najczęstszy i nie budzący wątpliwości po żadnej ze stron.

Co jednak w sytuacji, gdy przedstawiamy Kandydatów, wyczerpaliśmy możliwości rekrutacyjne, a Klient nie zdecydował się na zatrudnienie lub żaden z Kandydatów nie przyjął oferty? Czy w takiej sytuacji gwarancja jest zrealizowana?

Tak – gwarancja zakłada ponowne, rzetelne wykonanie działań rekrutacyjnych. Prowadząc proces rekrutacji po raz pierwszy, nie możemy zapewnić w 100%, że zakończy się on sukcesem i zatrudnieniem pracownika – dlatego też działamy w modelu succes fee.

W ramach gwarancji wykonujemy działania analogiczne, zatem też nie możemy zakładać ze 100% pewnością, że pracownik podejmie pracę.

Gwarancji możemy udzielić na to, na co mamy realny wpływ, czyli na wykonanie pełnego procesu rekrutacji. Powodów dla których Kandydaci nie będą zainteresowani wzięciem udziału w procesie lub ostatecznie nie przyjmą oferty jest wiele i są one często zupełnie niezależne od nas, nie możemy zatem uzależniać od nich realizacji gwarancji.

Jak uniknąć nieporozumień?

We współpracy z Klientami często omawiamy temat gwarancji i ustalamy wszystkie szczegóły przed podpisaniem zlecenia po to, by uniknąć nieporozumień już po nawiązaniu współpracy. Do każdego zgłoszenia potrzeby uruchomienia gwarancji podchodzimy indywidualnie i wypracowujemy wraz z Klientami rozwiązania akceptowalne dla obu stron.