Wstęp

Rozmawiałem kiedyś ze znajomym. Opowiedział mi historię, jak zamówił kuchnię na wymiar do domu. Wszystko zaczęło się od ustalenia, czego potrzebuje, jakie są wstępne wymiary, jakich materiałów chce użyć itd. Po tym otrzymał wycenę i miał czas na podjęcie decyzji. Firma, z którą prowadził rozmowy, mieściła się w pobliskiej małej miejscowości, natomiast mój znajomy mieszkał w dużym wojewódzkim mieście. Podczas rozmowy z doradcą wspomniał, przy jakiej ulicy mieszka. Po zaakceptowaniu wstępnej oferty, umówił się z fachowcem na wykonanie pomiarów w domu. Tak jak wspomniałem powyżej, firma wykonująca zlecenie, nie dopytała o dokładny adres podczas rozmowy. Wiedziała jedynie, przy jakiej ulicy znajduje się mieszkanie znajomego. Pech chciał, że w dwóch miejscowościach  były takie same ulice. Fachowiec przyjechał pod podany mu adres – szukał, szukał i nie mógł znaleźć mieszkania znajomego. Zanim Panowie dogadali się, że to dobra ulica, ale nie w tym mieście, poświęcili kilkanaście minut, aby ustalić, gdzie właściwie powinni się spotkać. Przykład trywialny, lecz pokazuje, jak ważne przy nawiązaniu współpracy jest dokładne ustalenie wszelkich szczegółów.

W rekrutacji może być podobnie – jeżeli podczas omawiania stanowiska z klientem skupimy się na doświadczeniu zawodowym, skillach technicznych, a pominiemy na przykład kwestie dopasowania do zespołu pod względem osobowości, to możemy się potem zdziwić, że nasze rekomendacje są odrzucane.

Brief

Przed rozpoczęciem pracy nad projektem rekrutacyjnym zawsze umawiamy spotkanie z naszym rekruterem oraz osobą wskazaną przez klienta. Jest wiele określeń na to spotkanie – spotkałem się z takimi nazwami jak kick-off meeting, intake meeting, a z naszego rodzinnego podwórka znam spotkanie zapoznawcze. Jak widzimy nazw jest wiele, lecz cel takiego spotkania jest zawsze jeden – zebrać i ustalić, jak największą ilość informacji potrzebnych do realizowania projektu. Z perspektywy osoby pracującej w agencji pracy, mogę powiedzieć, że najczęściej takie spotkania prowadzimy z osobami z działów HR. Jeżeli mamy taką możliwość staramy się zaprosić również hiring manager. Pracownik HR może nam świetnie przedstawić oczekiwania i wymagania swojej firmy, lecz czasem manager, który zatrudnia do swojego zespołu jest w stanie przybliżyć nam swój proces decyzyjny, dzięki któremu sprawniej selekcjonujemy kandydatów.

Jak przygotować brief? 

Opowiem, jak my to robimy w HSS. Nie chce stawiać naszego procesu, za wzorcowy przykład, lecz przez kilka lat nasz dział na podstawie doświadczeń mógł wypracować pewien standard, który się sprawdza.  Brief dzielimy na dwa etapy:

• Przygotowanie się do briefu;
• Przeprowadzenie briefu.

Nawiązując do pierwszego etapu – ważne jest to, aby przygotować się do briefu.
W pierwszej kolejności powinniśmy zapoznać się ze zleceniem rekrutacyjnym, które otrzymujemy uzupełnione przez klienta – w agencji rekrutacyjnej, nasi klienci współpracują
z nami na podstawie zleceń, w których oprócz typowych zapisów odnośnie warunków współpracy, zawierają dokładnie opisany profil kandydata oraz warunki zatrudnienia. Ze zlecenia nie dowiemy się wszystkiego, dlatego warto w dalszej kolejności sprawdzić social media naszego klienta, jego stronę internetową, zakładkę kariera oraz profil firmowy na LinkedIn – możemy z takich źródeł dowiedzieć się więcej szczegółów związanych z kulturą organizacyjną w firmie, poznać język komunikacji i na podstawie tego zastanowić się, kto może być ich grupą docelową (mam na myśli komunikacje w materiałach skierowanych do kandydatów). Rekruter powinien być świadomy, gdzie jego klient prowadzi działania rekrutacyjne – po pierwsze, aby nie dublować działań na portalach ogłoszeniowych, po drugie w celu zebrania danych, jakie efekty przynoszą określone kanały pozyskiwania Kandydatów. Takie informacje, są niezbędne przy planowaniu strategii rekrutacyjnej. Nie zawsze mamy doświadczenie z poszukiwaną rolą. W przypadku stanowisk technicznych mogą pojawić się zagadnienia, nazwy własne, które będą dla nas niezrozumiałe. Jeżeli chcemy być partnerem podczas rozmowy z klientem, powinniśmy wiedzieć, o czym rozmawiamy. Rekomenduję, aby przed spotkaniem poczytać  i zrozumieć nowe pojęcia albo zapytać osobę z zespołu, aby pomogła nam to zrozumieć.

Przygotowania za nami, mamy ustalony termin briefu z klientem. Co dalej? Zanim przejdziemy do samego spotkania, warto powiedzieć kilka słów o szablonie dokumentu pod brief. W HSS Work stworzyliśmy dokument, w którym spisujemy wszystkie informacje otrzymane od klienta podczas briefu. Jest on podzielony na sekcje, przez co omawiamy zawsze z klientem obszar po obszarze, co stwarza płynność w tematach, które są omawiane i niweluje chaos podczas rozmowy. Możesz sam(a) stworzyć taki dokument w pliku word, excel lub w innym. Samo ustandaryzowane zbierania informacji pozwala Ci na analizowanie wszystkich zapisanych informacji w briefach w taki sam sposób. Wracając do tematów archiwalnych, szybko odnajdziesz informacje, które Cię interesują. Jest to dobra praktyka, którą warto wprowadzić w swoim procesie rekrutacyjnym. Jakie mogą być przykładowe sekcje, które będą zawarte w Twoim dokumencie:

• Informacje o kliencie oraz omówienie sposobu komunikacji w projekcie – z kim się kontaktujesz? Co to za firma i czym się zajmuje? Na jakim etapie rozwoju są obecnie? Jakie mają plany rozwojowe? Ile mają zatrudnionych osób?
• Obowiązki – czym zajmuje się ta osoba? Jaki ma zakres odpowiedzialności? Z kim współpracuje na co dzień? Jak wygląda zespół? Według jakich wskaźników jest rozliczana jej praca? Kto ją będzie wprowadzał do pracy? Jakie trudności napotyka na co dzień w pracy?
• Profil kandydata – jakie są oczekiwania? Jaki jest próg minimalny, aby wejść do procesu? Na co najbardziej zwracacie uwagę podczas zatrudnienia? Kto dopasuje się do zespołu? Czy doświadczenie jest konieczne, z jakich branż jest najbardziej mile widziane? Jakie skille musi posiadać taka osoba? Czy musi mieć certyfikaty, uprawnienia itp.?
• Warunki zatrudnienia – budżet płacowy? Dodatki i premie? Czas pracy? Charakter pracy? Benefity?
• Proces rekrutacyjny – ile etapów po stronie klienta? Jak będę wyglądały spotkania? Jak weryfikujemy kandydatów w bazie? Jak długo trwa proces decyzyjny?

Powyżej podałem kilka przykładów, oczywiście pytań może być o wiele więcej.

Dobre praktyki

Chciałem podzielić się z Tobą kilkoma dobrymi praktykami, które możesz wprowadzić do swojego procesu związanego z briefem:

• Nie tyle dobra praktyka, ile zasada, że podczas briefu to klient ma głównie mówić. Twoją rolą jest słuchać, zapisywać i zadawać pytania pogłębiające. Im więcej się dowiesz, im więcej zrozumiesz, tym łatwiej będzie Ci się prowadziło rekrutację i rozmawiało z kandydatami;
• Nie zawsze wszystko zostaje wyjaśnione. Jeżeli osoba po stronie klienta nie jest w stanie, czegoś doprecyzować, to nie pomijaj tej kwestii. Umów się, że po rozmowie wyślesz w mailu pytania, na które nie udało się znaleźć odpowiedzi. Osoba po drugiej stronie będzie miał czas i przestrzeń, aby ustalić, to w firmie z innymi osobami;
• Po spotkaniu wyślij mail do klienta, w którym dziękujesz za spotkanie oraz potwierdź, najważniejsze ustalenia, które wynikły podczas spotkania;
• Jeżeli nie jesteś do końca pewny, co przekazał Ci klient, to stosuj parafrazę. Powtórz to, co przekazał Ci klient, swoimi słowami i zapytaj na koniec, czy to się zgadza. Dzięki temu będziesz miał pewność, że poprawnie zrozumiałeś drugą stronę;
• Szukaj progów minimalnych. Nawiązując do doświadczenia, warto jest to ustalić na wypadek, gdy nie będziesz mógł znaleźć “idealnych” kandydatów. Dzięki takiej wiedzy, będziesz mógł przesyłać osoby, które spełniają warunki brzegowe oczekiwań klientów;
• Upewnij się, że druga strona rozumie, jak będzie dalej wyglądała współpraca między Wami. Zakładam, że proces operacyjny po Twojej stronie jest ustalony. Upewnij się, że klient rozumie, co będzie dalej i kiedy może liczyć na rezultaty z Twojej strony,
• Mam swoje dwa ulubiony pytania, które zadaje podczas briefu – Dlaczego warto pracować w Waszej firmie? oraz Jakie osoby nie sprawdzą się na tym stanowisku? Kogo na pewno odrzucicie?. Jeżeli szukasz selling pointów pod ofertę, z którą wychodzisz na rynek, to pierwsze pytanie do klienta powinno Ci w tym pomóc. Natomiast drugie pytanie, czasem wyjaśnia mi więcej, niż pytanie o to, kogo szukamy. Klienci potrafili długo wyjaśniać nam, jakie osoby nie wpasują się do zespołu, z jakich branż osoba się nie sprawdzi, co ich odrzuca w CV – dla rekrutera to bardzo wartościowe informacje.

Brief jest kluczowym etapem, aby odnieść sukces w projekcie rekrutacyjnym. Złe zrozumienie profilu, uzyskanie zbyt małej ilości informacji będzie rzutowało na Twoją pracę przy projekcie. Jeżeli zastanawiacie się, czy warto wypracować swój standard do briefu, stworzyć szablon oraz proces przygotowania się do briefu, to moja odpowiedź jest tylko jedna – koniecznie, zrób to jak najszybciej. Mam nadzieję, że moje powyższe przemyślenia na ten temat Cię przekonują.