Onboarding rekruterów w agencji rekrutacyjnej – jak osiągnąć efektywność i skuteczność w pierwszych trzech miesiącach pracy?

Organizacja oczekuje od nowego pracownika, aby jak najszybciej osiągnął wysoką efektywność i skuteczność w realizowaniu swoich zadań. Osoba rozpoczynająca pracę w nowym miejscu potrzebuje czasu, aby zaadaptować się do nowego środowiska. Oczekuje, że zostanie wprowadzona w kulturę organizacyjną firmy, zostanie przedstawiona zespołowi, pozna standardy i procesy na wykonywanym przez siebie stanowisku pracy. Ile czasu jest na to potrzebne?

Badania przeprowadzone przez Gamfi wskazują, że proces onbordingu pracowników w Polsce trwa zazwyczaj niecały tydzień, co stanowi 56% przypadków. Co więcej, aż 21% osób ma na to tylko jeden dzień. Z kolei według samych pracowników, prawie połowa z nich potrzebuje więcej niż miesiąc, aby poczuć się komfortowo w nowym środowisku pracy.

Dobrze zaprojektowany proces onboardingu pozwala firmie na osiągnięcie wielu korzyści. Przede wszystkim, nowy pracownik szybciej wspiera zespół w osiąganiu celów biznesowych. Proces ten również pozwala na oszczędności – zatrudnianie nowej osoby zamiast rekrutowanie pracownika, który odszedł podczas wdrożenia, jest kosztowne. Dodatkowo brak realizacji celów biznesowych przez okres rekrutacji może mieć negatywny wpływ na firmę.

W tym artykule chciałbym skupić się na technicznej stronie wprowadzania juniora do zespołu rekrutacyjnego. Podzielę się sprawdzonymi praktykami, które pozwolą nowym pracownikom osiągnąć oczekiwaną efektywność i samodzielność na swoim stanowisku w pierwszych 3 miesiącach pracy.

Harmonogram wprowadzenia

Rozbij swój onbording na czynniki pierwsze, tak abyś mógł w pierwszym miesiącu wprowadzenia zaplanować, nad czym będziesz pracował z nowym pracownikiem. Po pierwsze będziesz miał kontrole nad tym, co się dzieje. Zakładamy, że oprócz wprowadzania nowej osoby, masz również inne zadania, które też potrzebują znaleźć się w Twoim rozkładzie dnia. Pracownikowi możesz przekazywać plan pracy codziennie lub w dłuższej perspektywie np. tygodniowej. Dzięki temu zmniejsza się niepewność pracownika, a on czuje się pewniej, że szkolenie zostało przemyślane i dobrze zaplanowane.

Baza wiedzy

Baza wiedzy to miejsce, w którym można przechowywać wszystkie materiały i informacje związane z procesem wprowadzania nowej osoby do zespołu. Dla obu stron – zarówno dla osoby wprowadzającej, jak i dla nowego pracownika, praca na jednej platformie jest bardziej efektywna niż przeskakiwanie między różnymi miejscami. Dodatkowo zapisane materiały są zawsze dostępne i można do nich wrócić w przyszłości, co jest szczególnie ważne w początkowym okresie zatrudnienia nowego pracownika.

Moduły i kamienie milowe

Wiedza przekazywana na szkoleniu powinna być ułożona w logicznej kolejności. Osoba rozpoczynająca pracę jako rekruter nie powinna na początku szkolenia poznawać operatorów logicznych w searchu, lecz skupić się na podstawach. Zalecam podzielenie szkolenia na moduły dotyczące poszczególnych obszarów pracy rekrutera, co pozwoli na stopniowe przyswajanie wiedzy przez nowego pracownika.

Jeśli szkolenie składa się z pięciu sekcji, każde zakończenie powinno być traktowane jako kamień milowy. Podsumowanie oraz zadania sprawdzające po każdej sekcji będą dobrym sposobem na utrwalenie zdobytej wiedzy.

Symuluj zadania

Samo posiadanie wiedzy teoretycznej  nie wystarcza, aby odpowiednio przygotować nowego pracownika do wykonywania zadań. Dlatego ważne jest, aby wprowadzić do szkolenia zadania symulowane. Na przykład, jeśli omawiasz z nowym rekruterem kwestie związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem briefu z klientem, to po omówieniu kwestii formalnych, warto wykonać symulację takiego zadania. Przekaż nowemu rekruterowi materiały, takie jak opis stanowiska i firmy, i pozwól mu się przygotować. Następnie wciel się w rolę klienta i pozwól rekruterowi przeprowadzić rozmowę. Ważne jest, aby po takim zadaniu przekazać feedback dotyczący wykonanego zadania.

Czas z zespołem

Jako lider zespołu lub osoba odpowiedzialna za wprowadzenie pracownika, zaplanuj sesje pracy z innymi członkami zespołu. Jest to idealna okazja, aby nowy pracownik utrwalał swoją wiedzę i poznawał dobre standardy i praktyki w rekrutacji. Każdy z nas ma swoje flow w komunikacji z kandydatami lub jest mocny w określonym obszarze rekrutacji. Wykorzystaj to i pozwól nowemu pracownikowi skorzystać z doświadczenia swoich kolegów.

Pamiętaj, aby omówić to z zespołem i poinformować ich o tym.

To się w głowie nie mieści

Pamiętaj, że nasze zdolności poznawcze są ograniczone, więc podczas wprowadzania nowej osoby, zaplanuj czas na podsumowanie i powtórki materiałów. Sesje z zespołem oraz zadania symulacyjne są dobrym sposobem na przyswojenie nowej wiedzy i utrwalenie dotychczasowej.

Pamiętaj o celach i nie narzucaj presji wyników

Pamiętaj, że jako rekruter w agencji rekrutacyjnej masz określone cele budżetowe do osiągnięcia. Podczas wprowadzenia w HSS Work każdy nowy pracownik ma jasno ustalone cele, lecz nie są one związane z wynikami finansowymi, na to przychodzi czas po okresie próbnym. Wyznaczam cele związane z nabyciem odpowiednich kompetencji, zrealizowaniu ustalonej ilości zdań. Zależy mi, aby przygotować w jak największym stopniu pracownika do samodzielnej pracy.

Osobiście korzystam z wszystkich powyższych praktyk. Szkolenie techniczne trwa około 3 tygodni, podczas których każdy dzień jest zapełniony zadaniami skupionymi na zdobywaniu wiedzy i praktyki przez nowego pracownika. Przez 8 godzin dziennie pracownik zdobywa niezbędną wiedzę i umiejętności. Po tym okresie otrzymuje on pierwsze projekty rekrutacyjne – proste role, najczęściej projekty ogłoszeniowe. Na początku zadania są wykonywane przy moim wsparciu, jednak z czasem pracownik nabiera pewności i samodzielności, co zmniejsza ilość czasu poświęconego po mojej stronie. Okres próbny kończy się podsumowaniem szkolenia oraz feedbackiem dla pracownika.

Wspomniałem powyżej, że okres wprowadzenia juniora do zespołu jest czasochłonny, lecz w długofalowej perspektywie przyniesie Ci wiele korzyści. Dobrze wyszkolony pracownik, ma większe szanse powodzenia w realizacji celów biznesowych. Również w przyszłości będzie wymagał mniejszej uwagi, ponieważ będzie popełniał mniej błędów. Aby to osiągnąć, ważne jest, aby lider na bieżąco monitorował postępy pracownika i dostarczał mu odpowiednie wsparcie oraz feedback. Kolejnym ważnym zadaniem jest zapewnienie pracownikowi dostępu do odpowiednich narzędzi i zasobów, aby mógł on efektywnie wykonywać swoje obowiązki oraz zapewnienie mu odpowiedniego wsparcia ze strony zespołu.