Każdy zawód wymaga dobrania do niego odpowiedniej puli narzędzi. Dla stolarza będą to noże do rzeźbienia, dla kierowcy będzie to samochód, a dla pracownika magazynu może to być wózek widłowy. Przykłady te możemy zaliczyć, do grupy narzędzi materialnych, których możemy fizycznie dotknąć i użyć. Jeżeli zastanowimy się nad takimi programami jak Jira do zarządzania projektami, czy Microsoft Excel do analizy danych, to z pewnością nie umieścimy ich w takim samym koszyku narzędziowym, jak wspomniany wyżej wózek widłowy. Po pierwsze nie jest to przedmiot fizyczny. Dlatego lepiej jest go umieścić w koszyku narzędzi niematerialnych. Wraz z rozwojem technologii w XX i XXI wieku pojawiła się masa programów, które reklamowane są jako rozwiązanie na wszelkie nasze bolączki. Mają zautomatyzować naszą pracę, optymalizować ją przez stałe monitorowanie naszych działań. Stojąc z boku, można byłoby wysnuć wniosek, że niedługo nie będziemy potrzebni, bo nasza praca będzie mogła w końcu być lepiej wykonywana przez te programy.

Moje stanowisko wobec dodatkowych narzędzi w pracy jest takie, że staram się funkcjonować z nimi w symbiozie — nie odrzucam ich, ale też nie zdaje się wyłącznie na nie. Cała sztuka polega na tym, aby ułatwić sobie pracę poprzez automatyzację powtarzających się zadań, a skupić się na tych, które mają największy wpływ na Twoje wyniki.

Pracując w agencji rekrutacyjnej, mierzymy się na co dzień z wieloma wyzwaniami. Począwszy od obsługi wielu projektów rekrutacyjnych jednocześnie, które często charakteryzują się całkowicie odmiennymi profilami kandydatów, co wymaga od rekrutera elastyczności w komunikacji, dobieraniu narzędzi do pozyskiwania kandydatów, aż do samego zbudowania warsztatu z zakresu podstawowej wiedzy branżowej, aby móc rozmawiać zarówno z klientem, jak i z kandydatem na odpowiednim poziomie. Projekty są pilne, nasi klienci potrzebują zatrudnić nowe osoby w szybkim tempie, co przekłada się na intensywność wykonywania poszczególnych działań w projekcie rekrutacyjnym.

W tym artykule chciałbym pokazać Ci kilka narzędzi, które mogą ułatwić Ci życie — zniwelować czas, który poświęcasz na powtarzające się zadania, zwiększyć Twoją uważność, jak i podnieść poziom Twojej komunikacji biznesowej. Postaram się wybrać po jednym przykładzie do poszczególnego obszaru w procesie rekrutacyjnym. Z każdym z tych narzędzi pracuje już od dłuższego czasu, stąd mam wypracowane stanowiska na temat ich użyteczności.

1.   Loom (www.loom.com)

Kilka słów o narzędziu

Loom jest to narzędzie, przy pomocy którego możemy nagrywać materiał wideo przy użyciu laptopa lub smartfona. Cała idea jest banalnie prosta, oprócz nagrywania nas przy pomocy kamery, jednocześnie Loom nagrywa udostępniony przez nas ekran na komputerze lub telefonie. Wyobraź sobie, przełożony poprosił Cię o przygotowanie, krótkiej instrukcji dla nowych pracowników – jak założyć konto w Waszym wewnętrznym systemie. Możesz to na przykład opisać w formie tekstu pisanego. Natomiast Loom możesz wykorzystać, aby nagrać, jak przechodzisz to krok po kroku, udostępniając swój ekran i tłumacząc wszystkie zawiłości.

Jaki miałem problem do rozwiązania, że skorzystałem z tego narzędzia?

Była to responsywność moich wiadomości do kandydatów na LinkedIn. Każdy rekruter chce, aby większa liczba kandydatów odpowiadała na jego wiadomości. Jest to kluczowy etap podczas prowadzenia rekrutacji przy pomocy sourcingu. Im większa liczba odpowiedzi, tym większa szansa, na to, że kandydat zaangażuje się w rozmowy z nami i finalnie zostanie zatrudniony u naszego klienta. W branży możemy spotkać podejście nastawione na wkład – tzn. co włożymy w naszą wiadomość, jak będziemy się w niej komunikować, jak podejdziemy do personalizacji i czy w ogóle z niej skorzystamy. Jest to oczywiście słuszne podejście, lecz skupia się ono na jednym z wymiarów tego problemu.

Jak to narzędzie rozwiązało mój problem?

Wyżej wspomniałem o wymiarowości problemu responsywności kandydatów. Jakiś czas temu, postanowiłem zmienić podejście i skupić się na formie przekazywania wiadomości, będą precyzyjnym na nośniku, który dociera do kandydata. I tak padło na format wideo. Zamiast wiadomości pisanej, gdzie opisuje projekt rekrutacyjny, postanowiłem nagrać wideo, w którym opowiadam o nim. Loom był narzędziem, które dawało mi taką możliwość. Dzięki niemu mogłem nagrać siebie, jak opowiadam o pracy u mojego klienta, a do tego w tle pokazać materiały, które dodatkowo wzbogacały przekaz mojej wiadomości. A do tego samo narzędzie jest proste w obsłudze. Na ich stronie znajdziemy kilka poradników, które mogą być dla nas pomocne, w przygotowaniu pierwszego materiału. 

Co udało mi się osiągnąć:

• „Efekt wow„ – przed wprowadzeniem wiadomości wideo, rzadko otrzymywałem wiadomości, od kandydatów, że są oni pozytywnie zaskoczeni wiadomością lub że nikt wcześniej tak się z nimi nie kontaktował. Zapada to w pamięć i nawet jeżeli osoba nie była zainteresowana projektem, to wracała do mnie za jakiś czas sama, aby porozmawiać ze mną o nowych projektach,
• Zwiększenie responsywności – projekty, gdzie używałem tylko zaczepek wideo, uzyskiwały zawsze lepszy wskaźnik odpowiedzi na wiadomości od kandydatów, niż wiadomości tradycyjne.

Ile to kosztuje?

Loom posiada darmowy plan, który pozwala nagrać 25 materiałów wideo, które są ograniczone czasem do 5 minut. Mnie to wystarczało, lecz po pewnym czasie, musiałem usuwać stare materiały lub przenosić je do archiwum. Jeżeli będziesz chciał(a) przygotować spersonalizowane wiadomości (brak limitu tworzenia materiałów), to musisz się liczyć z opłatą w wysokości 10$ za miesiąc.

2.   Multi Highlight (Multi Highlight)

Kilka słów o narzędziu.

Multi Hightlight  jest wtyczką do przeglądarki Google Chrome. Jest to narzędzi z typu „ułatawiacz życia”. Wtyczka została stworzona w celu zaznaczania na stronie www wskazanego tekstu, przy pomocy kolorów. Ma ona wyróżnić wyszukiwany tekst, aby było go łatwiej zauważyć.

Jaki miałem problem do rozwiązania, że skorzystałem z tego narzędzia?

Nasze wewnętrzne zasoby mają swoje ograniczenia. Nie jesteśmy w stanie robić kilku rzeczy naraz z taką samą wydajnością, gdyż nasza uwaga ma swoje granice. Jeżeli dołożymy do tego czynniki środowiskowe tj. długa praca przy komputerze, wykonywanie powtarzalnych czynności, to narażamy się na to, że możemy popełnić błąd lub zwyczajnie coś pominąć. Moja potrzeba wykorzystania tego narzędzia wzięła się z następującej sytuacji. Podczas sesji sourcingowych mierzę się z przeglądaniem bardzo dużej ilości profili (do 1 000). W zależności od tego, jak trudny jest projekt może mi to zająć od 3h, nawet do 5h. Podczas takiej sesji, jestem narażony na różnego rodzaje rozpraszacze, jak i również na zmniejszanie mojej uważności w czasie. Błąd, który mi się zdarzał, to odrzucenie profilu kandydata podczas przeglądania go na LinkedIn. Czasem po prostu nie zauważyłem informacji w profilu o danym skillu lub kompetencji, w związku z czym profil był przeze mnie odrzucany.

Jak to narzędzie rozwiązało mój problem?

Multi Hightlight pomimo swojej prostoty i bardzo pomocny w takich sytuacjach. Dzięki niemu niweluje takie błędy, ponieważ narzędzie zaznacza mi jaskrawym kolorem, wyszukiwane przeze mnie słowo. Każde słowo lub fraza ma inny kolor, co odróżnia je od siebie. Standardowo tekst na profilu kandydata ma taki sam kolor, co przy dłuższym przeglądaniu może powodować “zlewania się tekstu”. W takim momencie jaskrawy kolor może być silnym bodźcem dla naszego mózgu, który sygnalizuje “hej jestem tutaj, zobacz”.

Ile to kosztuje?

Całkowicie darmowe. Dodatkowo istnieje kilka innych wtyczek, które mają podobne zastosowanie i są również całkowicie darmowe.

3.   SalesQL (SalesQL)

Kilka słów o narzędziu.

Jest to narzędzie, które wspiera nas w pozyskiwaniu danych kontaktowych na portalu LinkedIn. Ich algorytm przeszukuje dane, które są ogólnodostępne w sieci i stara się wskazać namiary na osobę, z którą chcemy się skontaktować. Może być to adres e-mail, jak i numer telefonu. W przypadku adresów e-mailowych mogą to być adresy służbowe, jak i prywatne.

Jaki miałem problem do rozwiązania, że skorzystałem z tego narzędzia?

 Z rekrutacją pasywnych kandydatów jest tak, że możemy zrobić wszystko świetnie – znaleźć idealny profil, który spełnia wszystkie oczekiwania, dopieścić wiadomość, zrobić super personalizacje, poczekać na odpowiednią godzinę w ciągu dnia, aby wysłać wiadomość. A tu cisza. Czekasz na odpowiedź jeden dzień, dwa dni. Zastanawiasz się, co mogło pójść nie tak – przecież na wszystko zwróciłeś(aś) uwagę. O co więc tutaj chodzi? Czemu kandydat mi nie odpisuje?

Powyższa sytuacja przytrafiła się każdemu z nas. Zawsze uczulam osoby z mojego zespołu, że brak odpowiedzi nie możemy traktować, jako odmowę, a po prostu jako brak informacji. A braki zawsze możemy uzupełnić. Tutaj pojawiają się followupy – jest to ponawianie kontaktu do naszego adresata, w celu otrzymania od niego informacji zwrotnej. Aby takie kontakty ponawiać, musimy dysponować kanałami, za pomocą których możemy wysłać followup.

Jak to narzędzie rozwiązało mój problem?

LinkedIn ma swoje ograniczenia, ponieważ z kandydatem możemy skontaktować się za pomocą InMaila, zaproszenia do sieci kontaktów (jak osoba jest spoza sieci) lub napisać na czacie (jak mamy osobę w sieci). Jeżeli te kanały nam nie wystarczają, to z reguły szukamy innych źródeł. Tutaj z pomocą przychodzi narzędzie SalesQL, który ekspresowo informuje nas o adresie e-mailowym lub numerze telefonu do osoby, z którą chcemy się skontaktować. Jeżeli pracujesz w sprzedaży, to również powyższe narzędzie może Ci się przydać do inicjowania kontaktu.

Ile to kosztuje?

Darmowe konto pozwala nam odkryć 50 profili w miesiącu, w tym tylko adresy e-mail. Płatne konto Starter kosztuje 39$ miesięcznie, pozwala nam odkryć 1500 profili, w tym numery telefonów.

4.   WhenX (WhenX)

Kilka słów o narzędziu.

Kolejna ciekawa wtyczka do Google Chroma, który ma za zadanie wspierać rekruterów w sourcingu. Pozwala na tworzenie notatek na profilach kandydatów, którymi możemy dzielić się z zespołem. Jak przeglądasz wyniki w Google, to pokazuje Ci, czy odwiedzałeś daną stronę i kiedy. Ponadto możemy zapisywać interesujące nas strony.

Jaki miałem problem do rozwiązania, że skorzystałem z tego narzędzia?

Jak prowadzę sourcing, to korzystam zawsze z kilku kanałów, aby znaleźć profile kandydatów, którzy spełniają oczekiwania postawione przez klienta.  Na co dzień korzystamy z konta LinkedIn Recruiter. Posiada on funkcje, zapisywania informacji, kiedy przeglądamy profil kandydata, jak i również możemy dodać notatkę do profilu, ze wskazówką na przyszłość – jest to pomocne, aby nie dublować swoich wcześniejszych działań. Kiedy zmieniam platformę, zaczynam szukać kandydatów przez X-Ray w Google  i wyniki pojawią się w wyszukiwarce, to pojawia się problem. Nie wiemy, czy odwiedzaliśmy dany profil oraz nie mamy żadnych notatek o tej osobie. Jeżeli powtarzamy swoje działania, to istnieje duża szansa, że kandydaci będą nam się dublować.

Jak to narzędzie rozwiązało mój problem?

W tej sytuacji WhenX jest niezastąpiony. Poniżej wklejam podglądowe zdjęcie, jak wygląda praca z tą wtyczką.