Jak wygląda proces współpracy z Agencją Pracy Tymczasowej?

Nawiązując do odcinka podcastu (Jak działamy- kilka słów o pracy tymczasowej) dzisiaj w formie pisemnej omówię współpracę z APT (Agencja Pracy Tymczasowej, będziemy się posługiwać tym skrótem).

Rozpoczynając zdefiniujmy czym jest Praca Tymczasowa. Praca tymczasowa oznacza zatrudnienie na określony czas, który jest ograniczony limitami wynikającymi z Ustawy o Zatrudnianiu Pracowników Tymczasowych. Może ją podjąć każdy – najczęściej jednak decydują się na to Pracownicy produkcyjni, magazynowi, osoby, które szukają szybko pracy. Dlaczego nie rekrutuje się Pracowników na stanowiska specjalistyczne? Zazwyczaj dlatego, że specjaliści chcą być zatrudnieni bezpośrednio przez Pracodawców i ten rodzaj zatrudnienia jest źle oceniany przez tą grupę Pracowników. Oczywiście są agencje, które specjalizują się w rekrutacji tymczasowej na stanowiska inne niż produkcyjne, przykładowo do działów sprzedaży typu call center. Inną formą zatrudnienia, która nie podlega pod ustawę jest leasing pracowniczy, zwany popularnie również outsourcingiem, ale tutaj na stanowiska specjalistyczne króluje obszar IT z popularnym body leasingiem.

W ramach usługi pracy tymczasowej APT wykonuje działania rekrutacyjne mające na celu pozyskanie Kandydatów, a później zarządza tymi Pracownikami (lub zleceniobiorcami) we współpracy z Klientem.

Działania rekrutacyjne jakie są podejmowane możemy podzielić na dwie metody:

1. Online – publikowanie ogłoszeń na portalach z pracą, wykonywanie działań w social mediach (płatnych jak i bezpłatnych). Działania online mają zazwyczaj swoje miejsce na płatnych kampaniach ADS na Facebook i Google, ale też w kampaniach typu display czy też bezpłatnych grupach z ofertami pracy.
2. Offline – ulotkowanie, plakatowanie, banery reklamowe, reklama w komunikacji miejskiej, ale też bardziej kreatywne metody jak informacja podczas niedzielnej mszy czy wizyta na lokalnych targach itd.

Jaka jest różnica między działaniami online i offline?
Przede wszystkim mierzalność. Działania offline są niemierzalne, możemy zmierzyć ile rozdaliśmy ulotek i przykleiliśmy plakatów, ale ciężko zmierzyć jak to się przełożyło na konkretny efekt w postaci Kandydatów w procesie rekrutacji, chyba, że nie realizujemy żadnych innych działań rekrutacyjnych co jest wielce mało prawdopodobne. Działania online są w pełni mierzalne, co więcej często realizowane są kampanie ADS, które opłacane są per click, czyli dopiero jak osoba kliknie w reklamę to będziemy musieli zapłacić jakąś określoną kwotę za to przekierowanie osoby na naszą ofertę pracy czy stronę firmową.
Działania rekrutacyjne w przypadku pracowników tymczasowych są bardziej ograniczone niżeli pracowników specjalistycznych. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że pracownicy tzw. blue collars nie mają swoich profili zawodowych w mediach społecznościowych, jest to mała liczba osób. Dodatkowo działania z bezpośrednim wyszukiwaniem Kandydatów są droższe niżeli praca tylko na spływających CV.

Jak wygląda proces współpracy z APT?

Dzielimy ten proces na kilka punktów, ale proces zawsze zaczyna się od wstępnej rozmowy z działem handlowym, gdzie toczy się rozmowa o potrzebie rekrutacyjnej Klienta.
Następnie informacje o projekcie zdobyte przez dział handlowy trafiają do działu rekrutacji, zwanego operacyjnym. Tam otrzymujemy akceptację projektu lub uwagi, następnie Klient otrzymuje informację jak widzimy realizację projektu. Zdarza się, że na tym etapie musimy negocjować podstawowe warunki oferty pracy jak wynagrodzenie, premie, dodatki itd. Nie każdy projekt można zrealizować, dlatego czasem na tym etapie rozmowa z Klientem się kończy, jednak zdecydowana większość jest omawiana i dochodzimy do porozumienia z Klientem. Następnym krokiem jest stworzenie oferty handlowej i tutaj Klient otrzyma zawsze bardzo dokładną kalkulację kosztu godzinowego i/lub miesięcznego Pracownika.

W kalkulacji handlowej znajdują się:

• Wynagrodzenie brutto Pracownika
• ZUS Pracodawcy
• PFRON
• Koszt badań lekarskich
• Koszt szkolenia BHP
• Koszt odzieży
• Chorobowe i rezerwa urlopowa
• Koszt transportu
• Koszt zakwaterowania
• Marża Agencji

Część powyższych pozycji nie pojawi się w kalkulacji jeżeli Klient chce zatrudnić osobę w oparciu o Umowę Zlecenie, lub nie pojawi się koszt zakwaterowania w przypadku Pracowników z Polski.

Po akceptacji oferty lub razem z ofertą wysyłamy umowę ramową, które zgodnie z danymi w naszym CRM są najdłuższym etapem procesowym, dlaczego? Ponieważ umowa jest długa i regulowana przez ustawę więc wiele zapisów musi się w niej znaleźć, a te zapisy zawsze przeglądają działy prawne.

Gdy uda nam się przebrnąć przez długie batalie z działami prawnymi, ale i często z działami zakupów to dochodzi do tego wspaniałego momentu jakim jest rozpoczęcie współpracy. Tutaj zawsze już Klient dostaje informacje kto z działu operacyjnego będzie jego dedykowanym koordynatorem/opiekunem i już bezpośrednio z tą osobą są omawiane oraz raportowane wszystkie działania rekrutacyjne i koordynacyjne. Poprzez koordynację rozumiem, organizowanie badań lekarskich, szkoleń BHP, ustalanie jak mają być osoby wprowadzane do pracy, dostarczanie umów Pracownikom, rozmowy z osobami decyzyjnymi po stronie Klienta (zazwyczaj Kierownicy konkretnych działów) o bieżącej realizacji zamówienia itd.

Tutaj warto nakreślić różnice z rekrutacjami stałymi, ponieważ Pracownicy zatrudniani są jako Pracownicy Agencji Pracy Tymczasowej, natomiast Pracodawcą Użytkownikiem jest Klient, jest to tzw. Trójstronny stosunek pracy, który powoduje, że obowiązki ma zarówno Agencja Pracy Tymczasowej jako Pracodawca jak i Klient jako Pracodawca Użytkownik.

Współpraca Agencji Pracy z Klientem jest ciągła, aż do momentu występowania zapotrzebowania u Klienta. Nie występuje tutaj pojęcie gwarancji, natomiast nie ma ono zasadności, dlaczego? Ponieważ Agencja pobiera swoje wynagrodzenie jeżeli Pracownik pracuje, jeżeli nie wykonywana jest usługa dla Klienta, to agencja nie dostaje wynagrodzenia.

Natomiast to co istotne, Pracownika tymczasowego Klient może przejąć do siebie jako Pracownika etatowego. Tutaj zawsze warto dokładnie przeczytać na jakich warunkach można przejąć Pracownika, zazwyczaj jest określony czas po którym można bez kosztowo taką osobę zatrudnić do swojej firmy.

Ile płaci Pracownik Agencji?

To moje ulubione pytanie, często spotykamy się z informacją, że Agencję potrącają sobie jakieś prowizje z wynagrodzenia Pracowników. Otóż nie, Pracownik nie ponosi żadnych kosztów z tytułu zatrudnienia przez Agencję, która koordynuje zatrudnienie i pracę. To z czego Agencja żyje? Z marży, którą opłaca Klient za każdą przepracowaną godzinę pracy. Czasem zdarza się, że Agencja robi potrącenia z wynagrodzenia Pracowników, ale ma to miejsce tylko i wyłącznie po podpisaniu zgody przez Pracownika przed zatrudnieniem lub w jego trakcie.

Za co potrąca Agencja z wynagrodzenia Pracownika?
Np. za zgubiony karty wejścia na teren firmy, za posiłki z których korzysta Pracownik, za karty multisporta czy ubezpieczenie medyczne lub za zgubiony kluczyk do szatni.

Pracodawca nie ma prawa robić potrąceń z wynagrodzenia bez zgody na piśmie Pracownika, koniec kropka.

Jeżeli zmagacie się problemami rekrutacyjnymi na stanowiska produkcyjne lub magazynowe, to zachęcam do napisania do mnie na czacie, chętnie ja lub osoba z działu sprzedaży doradzi Wam najlepsze rozwiązania rekrutacyjne.

Daniel Raszkiewicz – Dyrektor Sprzedaży w HSS Work