Rekrutacja Senior IT Engineer – case study

Tło projektu

W marcu skontaktował się z nami Klient, z którym mieliśmy już okazję współpracować przy kilku rekrutacjach. Niezależnie od wielkości firmy, jej marki i rozpoznawalności, traktujemy naszych Klientów tak samo i dostarczamy im usługi na takim samym poziomie. Niemniej każdy rekruter czuje pewną ekscytację, kiedy ma okazję prowadzić rekrutację dla dużej znanej marka. Tak było i tym razem – nasz Klient to jedna z większych platform modowych w Europie. Pierwsze projekty realizowaliśmy dla niego w 2019 roku, kiedy otwierał swoje centrum logistyczne pod Łodzią. Realizowaliśmy głównie rekrutację na stanowiska techniczne oraz menadżerskie.

Tym razem projekt dotyczył stanowiska z obszaru IT – Senior IT Lead. W środę 09.03.2022 r. otrzymaliśmy mail w tej sprawie i już w piątek umówiliśmy się  na spotkanie z Klientem. Co udało nam się ustalić?

• Klient otwiera nowy odział, w którym potrzebuje zatrudnić doświadczonego specjalistę, który zarządzałby obszarem infrastruktury IT po stronie Klienta.
• Istotne jest to, że Klient nie prowadzi samodzielnie tych oddziałów, ale korzysta z dostawców 3PL.
• 3PL jest to metoda działania, w której jedną lub kilka funkcji logistycznych zleca się firmie zewnętrznej.
• Zadaniem osoby po stronie Klienta miało być zarządzanie relacją z menadżerem IT po stronie dostawcy usług 3PL, weryfikowanie czy jego praca jest spójna ze standardami firmy oraz zapewnianie wsparcia eksperckiego w przypadku problematycznych przypadków z infrastrukturą IT.
• Według Klienta w takiej roli najlepiej sprawdzają się osoby, które pracują w wewnętrznych działach IT (support/infrastruktura), które mają doświadczenie seniorskie oraz realizowały duże, międzynarodowe projekty i swobodnie posługują się językiem obcym. Klient zwracał też uwagę na takie kompetencje jak umiejętność budowania relacji oraz zarządzania projektem.

Ustaliliśmy, że Klient od 1.5 miesiąca poszukuje pracownika własnymi siłami.  W tym czasie głównymi trudnościami były zgłoszenia niedopasowanych kandydatów – np. osób z doświadczeniem menadżerskim, które oczekiwały możliwości zarządzania zespołem. Omawiane stanowisko tego nie wymagało, stąd rozbieżności między oczekiwaniami kandydatów, a propozycją Klienta.

Rozpoczęcia działań

Działania operacyjne zaczęliśmy już po weekendzie, 14.03.2022. Zanim przeszliśmy do planowania strategii rekrutacyjnej, staraliśmy się zrozumieć szanse i zagrożenia w tym projekcie rekrutacyjnym:

Zagrożenia:

• spływ niedopasowanych kandydatur – nazwa sugeruje stanowisko kierownicze;
• krótki okres na pozyskanie i przeprocesowanie kandydatów w procesie – Klient chciał zatrudnić osobę, które ma maksymalnie miesięczny okres wypowiedzenia i może zacząć pracę na przełomie maja/czerwca.

Szanse:

• znana marka naszego Klienta, która wzbudzi zainteresowanie kandydatów;
• możliwość rozwoju w kierunku osoby zarządzającej całą infrastrukturą IT oraz wprowadzenia nowych projektów;
• konkurencyjna wysokość wynagrodzenia.

Na początku ustaliśmy z Klientem nową nazwę stanowiska, aby wyeliminować pierwsze zagrożenie –  ostatecznie wybraliśmy nazwę Senior IT Engineer.

Zdecydowaliśmy się prowadzić działania rekrutacyjne na portalu LinkedIn – ogłoszenie oraz sourcing.

Sourcing

Skupiliśmy się głównie na pozyskaniu kandydatów przez sourcing. W pierwszej kolejności zdecydowaliśmy się poszukać kandydatów na LinkedIn. Nasi rekruterzy mają dostęp do płatnej wersji konta LinkedIn. Tworząc string (zbiór słów kluczowych za pomocą, których szukamy profili na portalu LinkedIn) przeanalizowaliśmy podobne ogłoszenia na pracuj.pl, szukając słów kluczowych, które występują ofertach na analogiczne stanowiska. Wykonaliśmy również wstępny search. Polega to na tym, że wpisujemy podstawowy string (np. nazwę stanowiska) i przeglądamy profile, które pojawiają się w wynikach, aby zebrać dodatkowe słowa kluczowe. Po wykonaniu tych czynności, przygotowaliśmy następujący string:

• „Administrator IT” OR „IT Technician” OR „Infrastruktury IT” OR „Technik IT” OR „Administrator sieci” OR „Network Engineer” OR „Specjalista ds. Systemów IT” OR „Windows System Engineer” OR „2nd line” OR „3rd line” OR „Administrator systemów IT” OR Informatyk OR „IT Support Engineer” OR „Specjalista IT” OR „IT Engineer” OR „Specjalista ds. IT” OR „System Administrator” OR „System Engineer” OR ” Administrator Usług IT” OR „Second Line” OR „Third line” OR ” IT specialist”
• Dodatkowo zawęziliśmy wyniki do osób mieszkających do 40km od miejsca pracy.

Otrzymaliśmy 921 profili, które spełniały powyższe wymagania. Każdy rekruter ma inne podejście do prowadzenia searchu. Dzięki ustandaryzowaniu naszego procesu, mamy jasno określony sposób działania. Zakłada on, że robimy search “paczkami”. Ten sposób polega na tym, że rekruter najpierw przygotowuje szablon wiadomości, potem przegląda profile i dodaje osoby spełniające wymagania do docelowej listy. Istotne jest to, że nie przeglądamy wszystkich 921 profili i dopiero kontaktujemy się z kandydatami, lecz wysyłamy wiadomości „paczkami” po dodaniu kolejnych 10 kandydatów.

Powyżej napisałem, że przygotowujemy szablon wiadomości. Dla wyjaśnienia, nie jest to wiadomość oparta na zasadzie kopiuj i wklej. Trzon wiadomości z ofertą jest stały, lecz początkowy akapit jest spersonalizowany pod kątem konkretnego kandydata. Poniżej przykładowa wiadomość, którą wysłaliśmy do jednej z osób:

Dzień dobry Panie [imię kandydata],

pozwoliłem sobie na kontakt z Panem, ponieważ zauważyłem, że doświadczenie zawodowe, które Pan posiada, może wpasować się w poszukiwany przeze mnie profil. Posiada Pan ponad 10-letnie doświadczenie w branży, co robi duże wrażenie. Pana doświadczenie w prowadzeniu projektów międzynarodowych w firmie [nazwa firmy] wygląda interesująco – chętnie dowiedziałbym się więcej na ten temat. Jestem ciekawy, czy moja oferta wpisze się w Pana oczekiwania, poniżej znajdzie Pan najważniejsze informacje.

Firma [nazwa firmy] otworzyła swój nowy obiekt logistyczny w okolicach Bydgoszczy. Poszukują Senior IT Engineera, który będzie odpowiadała za infrastrukturę IT (sieci, serwery, systemy, urządzenia). Jest to rola bardziej projektowa, koordynująca – zajmujemy się nadzorowaniem prac zespołu technicznego odpowiedzialnego za utrzymanie i naprawę tej infrastruktury. Zespół techniczny jest zatrudniony przez firmę [nazwa firmy], która jest partnerem logistycznym firmy [nazwa firmy]w tym oddziale (3PL), więc możemy naszą rolę postrzegać jako kierownika projektu. Wszystkie nowe projekty, inwestycje, inicjatywy będą również koordynowane przez to stanowisko, a wykonywane przez zespół firmy [nazwa firmy]. Oczywiście, też zdarzą się sytuacje, gdzie będziemy musieli wesprzeć swoją wiedzą i doświadczeniem zespół techniczny i sami zająć się zadaniami technicznymi, lecz nie będzie to główna część naszej pracy. Praca w środowisku międzynarodowym, wykorzystujemy język angielski.

Praca jest wykonywana w modelu hybrydowym (50% w firmie/50% HO) w godzinach biurowych od poniedziałku do piątku. Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, widełki finansowe od [wynagrodzenie].

Chętnie porozmawiam z Panem o tej ofercie i odpowiem na wszelkie pytania. Możemy umówić się na rozmowę za pomocą poniższego linku:

[link]

Wszystkiego dobrego!

[podpis]

Powyższą wiadomość możemy rozbić na:

• Część spersonalizowaną dla kandydata,
• Szczegóły oferty,
• CTA (Call to action),

Wskazówka: narzędzie typu Calendly pozwala zaoszczędzić czas i sprawniej umawiać kandydatów na screen telefoniczny (pierwszą, wstępną rozmowę z kandydatem przeprowadzaną przez rekrutera).

Sourcing i proces rekrutacyjny w cyfrach

Finalnie odezwaliśmy się do 22 kandydatów na LinkedIn. Odpowiedziało nam 18 osób.
6 kandydatów odbyło z nami spotkanie, a 5 z nich zostało zarekomendowanych Klientowi.